貸し会議室を活用
うちの会社はそんなに広くないんだよ。
で、会議室が2つあるけどいつもいっぱい。30分単位で制限しているけど、なかなか空かないんだ。社長権限だからって勝手に使う訳にもいかない。応接室なんてもんはないからお客さんが来る日は会議室を使わざるをえない。
あえて貸し会議室を使う理由
そんな時、会社近辺に貸し会議室ってのがあると聞いて使うようになったってわけ（↑）。
わざわざ借りてまで貸し会議室を使うのはケースバイケースだけどメリットが大きいから。
参加人数に合わせて部屋の広さが変えられるから、その都度人数にあった部屋を選べるのは大人数の時に安心だよね。それと複数の部屋を借りられるから、面接やセミナーの控室にも使えるのは助かる。オプションで受付も向こうの人がやってくれるんで、わざわざ社員を同行させなくても大丈夫。手際よくやってくれるよ。
機材も新品でプロジェクターやスクリーン、音響も揃っている。うちで揃えようとなると金がかかるし、置いておく場所やメンテナンスを考えると結局借りた方がコストダウンになるんだよな。機材で何かトラブってもスタッフが対応してくれるから面倒がなくていい。会議にかかるコストって施設費とか交通費じゃなくて結局のところ、人件費なんだよ。
貸し会議室を使うことで1時間当たりの費用を目の当たりにすると自然とコストに対する考える機会になるんだ。コストに見合った会議ができるようになれば「会議をしたのに何も決まらずに終わった」なんてことがなくなる狙いもある。あと、ごみをまとめてくれて、イスとテーブルを元に戻す片付けもしてくれるので、後々のことやってくれるので掃除のことを考えなくいいのはラクだね。
社員の声
社内の会議室が使えない時は、貸し会議室の利用を許可しているんだけど好評だね。
料金は会社持ちだから時間厳守は厳しく言っているけど、みんな時間をきっちり守るようになったよ。今まではギリギリまで業務して会議には遅刻する奴がいたし、若い社員はダラダラした会議を嫌がるからね。俺の若い頃は無駄に時間を浪費させる会議が多かったことを考えるといい傾向だよ。会議や打ち合わせ以外にも申請してくれれば勉強会や異業種交流会での利用もOKにしている。
その代わり参加者が「参加してよかった」と思わせることを条件にね。懇親会でも使えて食事もケータリングしてくれるサービスがあるから、貸し会議室は積極的に使いたいね。
